Inventarul arată unde trebuie să investigăm.
O diferență între stocul fizic și stocul din ERP este un punct de plecare pentru analiză. Numărarea poate avea erori, dar și recepțiile întârziate, transferurile neînregistrate sau consumurile introduse ulterior pot contribui la diferențe.
Dacă ne limităm la ajustarea soldului, situația poate reapărea. Merită să urmărim traseul articolului și momentul fiecărei operațiuni, înainte de a decide ce trebuie schimbat.
Patru locuri în care fluxul se poate rupe.
1. Recepția
Când intră materialul în sistem? Cantitatea, unitatea de măsură și articolul selectat corespund documentelor și situației fizice? O recepție incompletă influențează tot ce urmează.
2. Mutările interne
Un material poate fi mutat fizic fără ca locația sa din ERP să fie actualizată. Totalul poate părea corect, în timp ce disponibilitatea pe locații devine dificil de explicat.
3. Consumul și retururile
Verifică momentul înregistrării consumului în producție, modul de tratare a resturilor și regulile pentru retururi. Aceste operațiuni au nevoie de responsabilități clare.
4. Raportarea
Două rapoarte pot folosi filtre, perioade sau definiții diferite. Înainte să compari valorile, verifică dacă ele descriu același lucru.
Excel poate ajuta. Regulile trebuie să fie vizibile.
Un fișier Excel poate fi util pentru o reconciliere sau pentru investigarea excepțiilor. Riscul apare când el devine singurul loc în care există corecțiile și explicațiile necesare pentru a înțelege datele.
Inclusiv formatele contează. Un cod de articol tratat ca număr într-un fișier și ca text în altul poate împiedica o potrivire. Codurile cu zerouri la început trebuie păstrate cu atenție: transformarea lor în numere poate pierde informație.
Înainte să automatizezi o comparație, clarifică identificatorii, sursa datelor și regulile după care sunt interpretate.
Cinci întrebări pentru următorul inventar.
- Avem aceeași definiție a stocului în rapoartele comparate?
- Sunt înregistrate toate mișcările relevante până la momentul stabilit?
- Știm cine investighează și aprobă fiecare diferență?
- Putem urmări ajustările manuale și motivul lor?
- Poate o altă persoană să refacă raportul folosind aceleași instrucțiuni?
Lista este un punct de pornire pentru discuția dintre logistică, producție, financiar și administratorul ERP. Nu înlocuiește procedura de inventariere a companiei.
Începe cu un flux limitat, dar complet.
Alege o categorie de articole sau o locație și urmărește un interval clar. Compară documentele, înregistrările din ERP și situația fizică. Notează excepțiile și confirmă cauzele împreună cu persoanele care execută operațiunile.
După clarificare, stabilește ce se poate corecta în proces, ce necesită instruire și ce presupune o modificare de configurare. Abia apoi decide dacă este necesară o automatizare.
Un inventar mai ușor de explicat începe cu operațiuni consecvente în fiecare zi.